I dag har CSN rum för spontana möten

I den nya kontorslösningen på CSN tar medarbetarna enkelt med sig hårddisk och förvaringsskåp när de byter enhet eller avdelning. Tidigare behövdes två heltidstjänster för att flytta möbler, datorer och kontorsmaterial. Det berättar Ulrika Hägglund som deltog i arbetet att förvandla huvudkontoret i Sundsvall till en modern arbetsplats.

I nästan trettio år har CSN verkat i en rumsindelad kontorsmiljö. Under åren har verksamhet, arbetssätt och organisation förändrats; från individuella arbetsuppgifter till att arbeta i team över enhetsgränserna. När det var tid att teckna nytt hyresavtal väcktes frågan om lokalerna verkligen levde upp till aktuella och framtida behov. Myndigheten var trångbodd och hade få mötesrum. Planer fanns på att flytta men fastighetsägaren Norrporten erbjöd sig att bygga om befintliga lokaler. Förslaget presenterades för CSN:s ledningsgrupp som fattade beslut om att stanna kvar i fastigheten.

Viktig budbärare

Hösten 2001 började CSN och Norrporten att planera det nya kontoret. Ulrika Hägglund tillsattes som huvudprojektledare för en grupp på tio personer på CSN. Uppdraget var att samla in information, dokumentera och kommunicera projektets utveckling.

– Förändringen var i möjligaste mån en process i demokratisk anda där alla visste vad som gällde när bygget drog igång. Referensgruppen, som bestod av en medarbetare från varje avdelning, var en viktig budbärare mellan den egna enheten och projektgruppen, säger Ulrika Hägglund som har lång erfarenhet av att arbeta med projektstyrning.

Mental resa

Projektet fick en utförlig målbeskrivning. Som underlag låg CSN:s vision, övergripande mål och långsiktiga strategier. Att bryta gamla mönster tar tid och en av de stora utmaningarna var att få med sig alla på den mentala resa som en förändring innebär.

– Det går inte att skapa ett bra resultat om inte medarbetarna känner sig delaktiga. Därför var det också viktigt att alla fick komma till tals och vara med och bestämma där det var möjligt, säger Ulrika Hägglund.

Två stora orosmoln

Från början var byggritningarna bara ett skal. Successivt fylldes skisserna med funktioner, samband och inredningsdetaljer. Grundkonceptet var identiska arbetsplatser med likadana gardiner, växter, golvskärmar, möbler och färgsättning. Alla fick lämna åsikter och när detaljplanen var klar visste medarbetarna var de skulle sitta och hur lokalerna skulle se ut.

– Det fanns två stora orosmoln på kontoret. Det ena var arbetsmiljön under byggtiden. Vår ambition var att ingen skulle behöva flytta mer än två gånger och närmare hälften av medarbetarna fick flytta direkt till sin nya arbetsplats. Det andra var att gå från eget rum till öppet kontor, säger Ulrika Hägglund.

Underlätta spontana möten

Målet med CSN:s framtida kontor var att underlätta spontana möten, kunskapsöverföring och kommunikation mellan medarbetarna. Valet föll på en öppen kontorslösning men beslutet var svårt att ta.

– Har du 380 personer att ta hänsyn till finns det alltid några som vill behålla det egna rummet och som anser att de inte fått vara med och påverka. Vår utvärdering visar glädjande att en majoritet av medarbetarna är nöjdare med dagens lösning.

Förändringar tar tid

Projektet tog tre år. Från att Norrporten presenterade förslaget till den stora inflyttningsfesten hösten 2004. Rollen som huvudprojektledare har gett Ulrika Hägglund nya erfarenheter.

– Uppdraget var ett av de roligaste jobb jag har haft. När frågan kom kände jag spontant: Kul men jag kan ju ingenting om att bygga hus. Idag vet jag vilket luxtal som funkar bäst för kontorsbelysning och hur man drar ventilation. Jag har också stor respekt för den mentala uppförsbacke som alla måste bestiga för att ta sig igenom en förändring.

CSN administrerar det svenska studiestödet. Myndigheten beviljar och betalar ut bidrag och lån till studerande samt hanterar återbetalningar. Cirka 1 000 personer är anställda på CSN och huvudkontoret ligger i Sundsvall. Ytterligare tolv kontor finns i Sverige. CSN har också ett kundcenter i Kiruna samt flera serviceställen.