Det blir aldrig mer som vanligt på Försäkringskassan IT

Bakom lokalförändringen fanns ett behov av att synliggöra ledarskapet inom organisationen och skapa ett öppnare arbetsklimat som främjar samarbetet, säger Försäkringskassan IT:s driftchef Stig Andersson.

Sedan några år tillbaka genomgår Försäkringskassan IT stora omställningar för att öka servicegraden och tillgängligheten av tjänster till Försäkringskassan och till kunder. Försäkringskassan IT spelar också en central roll i samarbetet med Skatteverket och Arbetsförmedlingen.

– För att klara detta krävs en organisation och ett arbetssätt som stödjer förändringsarbetet samt givetvis lokaler som uppmuntrar till möten mellan medarbetare, säger Stig Andersson.

Trånga labyrinter

Sensommaren 2006 besökte Stig Andersson för första gången kontoret i Sundsvall. Som nytillsatt IT-driftchef var uppdraget att träffa ledningsgruppen och facket för ett första möte.

– Jag upplevde kontoret som en mörk och trång labyrint av smala trappor, små kontorsrum och ständigt uppbokade konferenslokaler. Det var svårt att hitta i korridorerna och yrkesgrupper satt mer eller mindre isolerade i egna rum.

Skapa öppna ytor

För att få en ärlig bild av arbetssätt och utvecklingsbehov genomförde Försäkringskassan IT en förstudie tillsammans med fastighetsägaren Norrporten och konsult Thomas Nathorst-Böös. Den baserades på verksamhetsstudier, samtal och intervjuer med medarbetare och chefer samt besiktningar av arbetsplatsen.

Förstudien visade att det aldrig mer skulle bli som förut på Sundsvallskontoret och åsikterna gick isär när beslutet att ersätta det egna rummet med öppna kontorsytor släpptes på en gemensam målbildsdag för alla medarbetare. För att visa väg flyttade ledningsgruppen ihop i en öppen kontorslösning som fanns sedan tidigare.

Plats för fler möten

– För att skapa plats för avskildhet och privata samtal prioriterade vi mängden tysta rum. Idag har vi ett resursrum på åtta arbetsplatser, vilket är en hög andel, och betydligt fler mötesrum än tidigare, säger Åke Rönnberg på Servicesektionen som arbetar med utvecklingen av Försäkringskassans lokaler.

Med lokalstrategin i handen var det så dags att förverkliga ledningsgruppens vision om lokalförändringen tillsammans med konsulter, arkitekter, fastighetsägare och en referensgrupp med medarbetarrepresentanter. Medarbetarna informerades löpande i olika forum. Frågor om kontorsteknik, säkerhet, telefoni, lokalvård och infrastruktur behandlades i en särskilt sammansatt grupp, interna gruppen.

Upplevelserik miljö

Efter ombyggnationen är den så kallade gemensamma gatan på bottenplan en naturlig mötesplats för kontorets drygt 600 medarbetare. Sköna soffgrupper ger plats för vila och spontana träffar med kollegor, besökare och konsulter. Sommartid finns möjlighet att använda en av uteplatserna i anslutning till gatan.

Postfack, servicedisk och mötesrum med teknisk utrustning ligger i anslutning till gatan och vissa väggar är tapetserade med färgglada motiv på människor i olika livsskeden som speglar verksamhetens kunder och skapar en upplevelserik miljö.

– Arbetsro och trivsel förutsätter ett behagligt luftklimat, därför har vi lagt stora resurser på en klimatanläggning med ventilation och komfortkyla som håller ett jämnt inomhusklimat året runt. Ljuddämpande textilmattor ger tillsammans med akustikundertak en behaglig ljudnivå i kontorsdelarna, säger Åke Rönnberg.

Vilar ett lugn

Glasade ytterväggar i trapphusen ger ett naturligt dagsljusinsläpp och signalfärger i orange, limegrönt och vinrött visar vägen till huskropparna. Det vilar ett lugn i kontorsflyglarna där medarbetare sitter i grupper med skrivborden formade som en fyrklöver. I byggdamm och buller har utmaningen varit att få verksamheten att fungera under en tid med stora reformer som krävde nya IT-stöd och uppgraderingar av befintlig infrastruktur.

– Medarbetarna visade stort tålamod under byggtiden trots en arbetsmässigt hög belastning. Viljan hos Norrporten och entreprenörer att lyssna till våra behov och idéer underlättade arbetet och logistiken kring evakueringar och omflyttningar. Vissa riv- och bilningsjobb genomfördes till exempel på kvällar och helger, säger Åke Rönnberg.

Försäkringskassan IT har det samlade ansvaret för Försäkringskassans IT-leveranser. Det innebär att utveckla, driftsäkra och förvalta IT-lösningar som stödjer Försäkringskassans utbetalningar till medborgarna genom trygghetssystemet SFA, socialförsäkringsadministrationen. Avdelningen har cirka 800 medarbetare och finns på ett flertal platser i landet.