Öppet kontor hos Skatteverket bidrar till naturlig kommunikation och lärande

Skatteverket blir tillgängligare för medborgarna. Det framtida uppdraget innebär fler utåtriktade arbetsuppgifter med företagsbesök, kontroller och informationsinsatser. Även innanför väggarna har det skett förändringar för att skapa ett öppnare arbetsklimat.

– När väggarna revs hände något. Attityden förändrades och det blev en öppnare arbetsplats, säger Marie Svärd på Skatteverket i Gävle. Våren 2008 klev hon av sin chefstjänst för att driva kontorets lokalutveckling.

Skapa mer plats på samma yta

Handläggningen av skatteärenden kommer att ske på färre orter. För att inte försämra servicen för medborgarna öppnar Skatteverket så kallade servicekontor tillsammans med Försäkringskassan. I Gävleborgs län fanns det tidigare sex lokalkontor. I slutet av 2010 kommer det att finnas tre skattekontor och sex servicekontor.

– För oss innebar det ett fyrtiotal nya arbetsplatser från årsskiftet 2008/2009. Vi kopplade in en arkitekt som lämnade olika idéskisser. Det fanns inga extra kvadratmeter att tillgå i befintliga lokaler, lösningen var istället att bygga om ytorna och göra dem flexiblare för att möta organisationens framtida krav.

Vända farhågor till något positivt

Beskedet om att så många väggar skulle rivas för att skapa öppna ytor kom för många som en chock när Marie Svärd presenterade planerna på en arbetsplatsträff.

– Jag fick ta emot synpunkter från oroliga medarbetare som alltid hade suttit i egna rum. Diskussionerna handlade om försämrad arbetsmiljö men även om möjligheten att hantera den interna sekretessen när det inte gick att stänga dörren om sig.

Idag sitter 90 procent av kontorets 180 medarbetare i öppna lösningar och sektionsvis.

Jobba på rätt sätt

En öppen kontorsmiljö synliggör människor. För att kunna kombinera tillgänglighet med koncentrationsarbetet krävs gemensamma förhållningssätt som alla respekterar.

– I verkliga livet hamnar man ibland i grupper där människor med olika personligheter och behov ingår. Även om olikheterna ofta bidrar med både bredd och djup i samarbetet, går det inte att komma ifrån att det kan uppstå problem. Sådana problem kan överbryggas genom en öppen kommunikation och med respekt för varandra, säger Marie Svärd.

Fokus på kontroll och information

Förr jobbade skattehandläggarna nästan enbart med pappersärenden på kontoret. Skatteverket förändrar sina arbetssätt med ny teknik. Mer resurser används till förebyggande arbete där handläggarna kommer att arbeta större delen av sin tid ute bland företag med kontroll- och informationsbesök.

– Idén om en öppen arbetsplats är att den ska främja kunskapsutbyte och kommunikation mellan medarbetarna. Effektiva ytor skapar flexibilitet och en effektivare ärendehantering, säger Marie Svärd.

Rådgivande forum

Det finns möjlighet för personer som har särskilda skäl att få sitta i eget rum. Beslutet fattas av varje sektionschef som under ombyggnationen hade en viktig roll att ta emot synpunkter från medarbetarna och vidareförmedla information.

– Husgruppen var vårt rådgivande forum med representanter från olika verksamheter. Regelbundna arbetsplatsträffar gav medarbetarna möjlighet att ventilera frågor kring lokalfrågan, säger Marie Svärd.

En mötesplats

Fastigheten ägs av Norrporten. Deras filosofi är att erbjuda effektiva lokaler som främjar hyresgästernas verksamhet. Ofta handlar det om företag och myndigheter med stora ytor och speciella krav på miljö och funktion. När verksamheten förändras behöver även lokalerna utvecklas.

– Att vi lyckades så bra med lokalförändringen är en gemensam ansträngning där Norrporten med sin erfarenhet och sitt kontaktnät har varit ett viktigt stöd under hela projekttiden, säger Marie Svärd.