Bättre förutsättningar att möta medborgarna på länsstyrelsen i Kronobergs län

Syftet med lokalförändringen är att synliggöra ledarskapet, utveckla en effektiv och modern organisation samt skapa bättre förutsättningar för att möta medborgarna, säger landshövding Kristina Alsér.

Länsstyrelsen i Växjö är en myndighet med långa traditioner. Många av medarbetarna har arbetat sedan 1976 då huset byggdes och det finns en stolthet i den gamla organisationen som man tror på och har ett genuint engagemang för.

– Lokalerna var i stort behov av renovering efter många år av slitage. För att möta framtidens krav på en attraktiv arbetsplats och behovet av nya arbetssätt var vi tvungna att göra något åt situationen, säger länsråd Lennart Johansson.

Utveckla och öka tillgängligheten

I effektiva lokaler ökar förutsättningarna att göra ett bra jobb. Länsstyrelsen stod inför valet att flytta eller renovera befintliga lokaler och man anlitade en konsult för att lösa lokalfrågan. Valet stod mellan olika aktörer och föll till slut på fastighetsägaren Norrporten.

– De kom med en lösning som innebar att vi kunde behålla det centrala läget mitt i staden. För många medarbetare var detta en önskan. Här har vi förutsättningar att utveckla verksamheten och öka tillgängligheten och sätta dem vi är till för i centrum, säger Lennart Johansson.

Förändringar tar tid

Kristina Alsér utsågs hösten 2007 till ny landshövding i Kronobergs län. Då hade lokalutvecklingsfrågan varit upp till diskussion i över ett år. De första arkitektskisserna utgick från klassisk rumsindelning men beslutet låg fortfarande på ledningsnivå några månader före byggstart.

– Förändringar i arbetsmiljö och arbetssätt påverkar hela organisationen och tyvärr finns det inga genvägar eller enkla koncept. Vi var tvungna att springa väldigt fort på slutet och det skapade osäkerhet inom organisationen, säger Kristina Alsér.

Vara ett föredöme

Idén om en öppen arbetsplats är att den ska främja kunskapsutbyte och kommunikation mellan medarbetarna. Öppna ytor bidrar till flexiblare arbetssätt och effektivare projektarbete, både inom den egna gruppen och mellan olika avdelningar. Visionen är att bli ett föredöme i arbetssätt, handläggningstider och tillgänglighet. Ett första steg mot den visionen togs under ombyggnadstiden då delar av staben flyttade in till landshövdingen i ett provisoriskt öppet kontor.

Skapa en modern organisation

Våren 2008 samlades alla till ett informationsmöte kring lokalfrågan. Kristina Alsér drog beslutet om att skapa öppna ytor och omvärldsanalytikern Thomas Nathorst-Böös var inbjuden för att ta ut färdriktningen och ge en gemensam framtidsbild.

– Jag fick ta emot synpunkter från oroliga medarbetare som alltid hade suttit i egna rum. Diskussionerna handlade om försämrad arbetsmiljö men även om möjligheten att hantera den interna sekretessen. För att utveckla organisationen i rätt riktning har frågorna ingått som en viktig del i vår ledar- och medarbetarutvecklingsprocess, säger Kristina Alsér.

Idag sitter nästan 90 procent av kontorets 180 medarbetare i öppna lösningar. Identiska arbetsplatser, bärbara datorer och mobila telefoner underlättar det dagliga arbetet och bygger en modern organisation. För att skapa plats för avskildhet och privata samtal finns ett trettiotal tysta rum. Dessutom finns det gott om mötesrum i olika storlekar från två personer till ett trettiotal deltagare.

– Medarbetarna visade stort tålamod under byggtiden trots att de var tvungna att flytta runt i röran och dammet. Viljan hos Norrporten att lyssna till våra behov och idéer underlättade verkligen arbetet, säger Kristina Alsér.

Jobba på rätt sätt

En öppen kontorsmiljö synliggör människor. För att kunna kombinera tillgänglighet med koncentrationsarbetet krävs gemensamma förhållningssätt som alla respekterar. Medarbetarna har varit delaktiga genom att verka i olika grupper med ansvar för tekniska hjälpmedel, säkerhetsfrågor, inredning och spelregler.

– Syftet med det interna utvecklingsarbetet är att bygga en kultur som ökar samverkan både i omvärlden och inom huset. Vi vill förmedla en känsla till besökarna som bygger på våra värdeord tillit, öppenhet, ansvar och respekt, säger Kristina Alsér.

Johan Karlsson handlägger företagsstöd i nära samarbete med kollegor. Han beskriver sitt jobb som ett grupparbete.

– Ny teknik och nya behov har förändrat både arbetssätt och uppdrag. Förr var det nog mer vanligt med enskilt arbete, idag är det vanligt att en mix av kompetenser löser uppgiften.